Achats

Commandes fournisseurs, règlements et dettes fournisseurs.

Créer une commande d’achat

Ouvrez Achats dans le menu.
Cliquez sur le bouton + (en haut à droite) pour ajouter un élément.
Renseignez le fournisseur, le magasin, les lignes (produit, quantité, prix unitaire) et les dates.
Enregistrez ; la commande peut passer par une validation (déchargement) avant réception définitive.

Depuis la liste, filtrez par date réelle, fournisseur ou état, et ouvrez une commande pour son détail et son avancement.

La date saisie à la commande est la date réelle de l’achat (instant métier). Les filtres de liste s’y réfèrent.

Enregistrer un paiement fournisseur

Ouvrez le détail d’un achat.
Dans la section Paiements, ajoutez un règlement (montant, date, mode de paiement).
Le reste à payer se met à jour automatiquement et le règlement est tracé dans l’historique.

Suivre les dettes fournisseurs

Le récapitulatif des dettes regroupe les montants encore dus : total restant, achats concernés, échéances et retards.

Options et champs

Filtres — date réelle, fournisseur, agence, magasin, produit, solde restant, échéance dépassée.
États — brouillon, validé, partiellement payé, soldé… selon le workflow.
Paiements — plusieurs règlements possibles sur une même commande.

Règles

La date saisie à la création est la date réelle de l’achat.
La validation (déchargement) peut être obligatoire avant impact stock selon le paramétrage.
Le stock entre au moment défini dans Paramètres → Déclencheurs (onglet Achats).

Selon la situation

Stock non mis à jour — commande non validée ou déstockage configuré à une autre étape.
Impossible de modifier — commande validée ou clôturée selon l’état.

Exemples (scénarios)

Chaque exemple décrit une situation type, l’action utilisateur et le résultat attendu dans l’application (comme un cas de test métier).

Commande validée avec déstockage à la réception

Contexte: Déstockage achats = « à la validation déchargement » ; commande 10 cartons reçus.
Action: Création commande → validation par le validateur dans Déchargements.
Résultat attendu: Stock magasin +10 ; commande en état validé ; mouvement visible dans le journal de stock (origine achat).

Paiement partiel fournisseur

Contexte: Commande fournisseur 100 000 FCFA, aucun paiement enregistré.
Action: Ajout d’un règlement de 40 000 FCFA depuis le détail de la commande.
Résultat attendu: Reste à payer 60 000 FCFA ; état « partiellement payé » ; trace dans l’historique des paiements.

Modification bloquée

Contexte: Commande déjà validée et réceptionnée.
Action: Tentative de modification des quantités depuis la liste Achats.
Résultat attendu: Bouton modifier absent ou message d’erreur ; seules les opérations autorisées (ex. paiement) restent possibles.

Autorisations (profils et rôles)

L’accès à Achats dépend des autorisations accordées à votre compte. Elles se configurent dans Sécurité → Rôles ou directement sur un utilisateur ( Sécurité → Utilisateurs ). Sans la permission adéquate, le menu ou le bouton reste invisible ou une erreur « accès refusé » s’affiche.

Autorisations possibles pour ce module :

Consulter la liste et ouvrir les fiches
Créer un enregistrement
Modifier un enregistrement
Supprimer
Valider
Imprimer
Charger les unités convertibles (saisie)
Modifier une livraison du jour
Exporter en Excel
Exporter en PDF
Voir les statistiques
Filtre : référence
Filtre : agence
Filtre : magasin
Filtre : fournisseur
Filtre : créateur
Filtre : date début
Filtre : date fin
Filtre : produit
Filtre : quantité minimale
Filtre : montant minimal
Filtre : avec solde restant
Filtre : échéance dépassée

L’autorisation Toutes les actions (astérisque) inclut l’ensemble des droits du module. Privilégiez le moindre privilège : accordez uniquement ce dont chaque poste a besoin.