Clôture sans écart
- Contexte
- Solde théorique calculé 100 000 FCFA ; comptage physique 100 000 FCFA.
- Action
- Saisie du comptage → confirmation clôture.
- Résultat attendu
- Clôture enregistrée ; rapport disponible ; caisse prête pour la journée suivante.
Clôtures
Arrêter une caisse (fin de journée, fin de mois) et justifier les écarts.
Clôturer une caisse
- Vérifiez que toutes les opérations du jour sont saisies.
- Ouvrez Finances → Clôtures dans le menu. et lancez la clôture de la caisse concernée.
- Comparez le solde calculé et le solde compté, justifiez l’écart éventuel, puis confirmez.
Une clôture est difficile à annuler sans administrateur. Elle peut aussi être proposée depuis la page d’accueil. Les montants agrégés suivent la date comptable de chaque mouvement.
À la connexion ou à l’ouverture des encaissements, une clôture automatique du jour précédent peut s’exécuter : toutes les caisses (permission « Clôturer toutes les caisses »), les caisses accessibles (« Clôturer une caisse »), ou votre caisse affectée sinon.
La colonne Appro. isole les approvisionnements de caisse (hors ventes clients) du jour, séparément de la colonne Ventes. Le solde calculé reste inchangé (l’appro y est toujours inclus) ; seule la répartition affichée change. Pour une clôture déjà existante, utilisez Recalculer afin de mettre à jour cette répartition avec les approvisionnements enregistrés depuis.
Règles
- Compare solde théorique (calculé) et solde compté (physique).
- Justifiez tout écart avant confirmation.
- Difficile à annuler sans administrateur.
Selon la situation
- Écart important — vérifiez les encaissements et dépenses non saisies du jour comptable.
Exemples (scénarios)
Chaque exemple décrit une situation type, l’action utilisateur et le résultat attendu dans l’application (comme un cas de test métier).
Clôture avec écart justifié
- Contexte
- Théorique 98 500 FCFA ; compté 98 000 FCFA.
- Action
- Saisie comptage + motif « pièces manquantes caisse » → validation.
- Résultat attendu
- Écart −500 FCFA tracé ; clôture acceptée si le workflow le permet ; sinon demande d’approbation.
Autorisations (profils et rôles)
L’accès à Clôtures dépend des autorisations accordées à votre compte. Elles se configurent dans Sécurité → Rôles ou directement sur un utilisateur ( Sécurité → Utilisateurs ). Sans la permission adéquate, le menu ou le bouton reste invisible ou une erreur « accès refusé » s’affiche.
Autorisations possibles pour ce module :
- Consulter la liste et ouvrir les fiches
- Créer un enregistrement
- Modifier un enregistrement
- Supprimer
- Clôturer sa propre caisse
- Clôturer une caisse (supervision)
- Clôturer toutes les caisses
- Exporter en Excel
- Exporter en PDF
L’autorisation Toutes les actions (astérisque) inclut l’ensemble des droits du module. Privilégiez le moindre privilège : accordez uniquement ce dont chaque poste a besoin.