Dépenses

Enregistrer les sorties d’argent d’une caisse.

Manuel › Finances › Dépenses

Saisir une dépense

1. Ouvrez Finances → Dépenses dans le menu. et cliquez sur +.
2. Choisissez la caisse : son solde disponible s’affiche sous le champ du montant.
3. Saisissez le montant (sans dépasser le solde), la date réelle de l’opération, le poste de dépense et une description.
4. Optionnel : associez un document — soit une facture de vente, soit un achat (jamais les deux). Recherchez par référence ou tiers.
5. Ajoutez un justificatif si nécessaire, puis enregistrez.

Dépenses liées depuis une facture ou un achat

1. Ouvrez le détail d’une facture de vente ou d’un achat.
2. Dans le bloc Dépenses liées, consultez le total réalisé (effectuées), le total engagé (validées) et l’impact analytique (marge nette ou coût complet).
3. Cliquez sur Ajouter une dépense : le document est déjà sélectionné et verrouillé.
4. Utilisez Dissocier si le rattachement n’est plus pertinent : la dépense reste enregistrée.

Le lien est purement analytique : il ne modifie ni le stock, ni l’écriture comptable de la vente/achat. Seules les dépenses « Effectuée » entrent dans la marge/coût réalisé ; les « Validée » apparaissent comme coûts engagés.

Les filtres Date début et Date fin utilisent la date réelle ; le filtre Date comptable restreint à une journée comptable (permission « Filtrer par date comptable »).

Vider une caisse (type collecte)

Pour une dépense de type collecte , cochez la case « Vider » devant la caisse : le montant prend la totalité du solde (champ verrouillé). Cette action demande une autorisation spécifique.

Options et champs

• Poste de dépense — catégorie comptable et analytique.
• Justificatif — pièce jointe recommandée.
• Collecte / vider — vide toute la caisse d’un coup (autorisation dédiée).

Règles

• Le montant ne peut pas dépasser le solde affiché de la caisse.
• Certaines dépenses exigent une approbation selon le workflow.
• Les filtres liste utilisent la date comptable.

Selon la situation

• Dépense refusée — solde insuffisant ou période clôturée.
• Modification impossible — dépense déjà approuvée sans droit « modifier tout état ».

Exemples (scénarios)

Chaque exemple décrit une situation type, l’action utilisateur et le résultat attendu dans l’application (comme un cas de test métier).

Autorisations (profils et rôles)

L’accès à Dépenses dépend des autorisations accordées à votre compte. Elles se configurent dans Sécurité → Rôles ou directement sur un utilisateur ( Sécurité → Utilisateurs ). Sans la permission adéquate, le menu ou le bouton reste invisible ou une erreur « accès refusé » s’affiche.

Autorisations possibles pour ce module :

• Consulter la liste et ouvrir les fiches
• Créer un enregistrement
• Modifier un enregistrement
• Approuver
• Supprimer
• Choisir la caisse
• Vider une caisse (collecte)
• Choisir l’agence
• Choisir l’initiateur
• Modifier la date réelle
• Lier à une facture de vente
• Lier à un achat
• Modifier une dépense quel que soit son état
• Modifier une dépense quel que soit son type
• Supprimer une dépense quel que soit son état
• Supprimer une dépense quel que soit son type
• Exporter en Excel
• Exporter en PDF
• Voir les statistiques
• Filtre : initiateur dépense
• Filtre : agence
• Filtre : date début
• Filtre : date fin
• Filtre : date comptable
• Filtre : caisse
• Filtre : type
• Filtre : statut
• Filtre : validateur
• Filtre : agent collecteur
• Filtre : recherche texte

L’autorisation Toutes les actions (astérisque) inclut l’ensemble des droits du module. Privilégiez le moindre privilège : accordez uniquement ce dont chaque poste a besoin.