Dépenses

Enregistrer les sorties d’argent d’une caisse.

Manuel › Finances › Dépenses

Saisir une dépense

1. Ouvrez Finances → Dépenses dans le menu. et cliquez sur +.
2. Choisissez le type de dépense (si l’autorisation « Choisir le type de dépense » vous est accordée).
3. Choisissez la caisse : son solde disponible s’affiche sous le champ du montant.
4. Saisissez le montant (sans dépasser le solde), la date réelle de l’opération et une description.
5. Le solde disponible comprend toujours la base de caisse (solde de la dernière clôture) + les encaissements du jour − les sorties déjà validées.
6. Si vous avez l’autorisation Choisir le validateur, sélectionnez le validateur parmi les utilisateurs actifs ; sinon le champ n’apparaît pas.
7. Optionnel : associez un document — soit une facture de vente, soit un achat (jamais les deux). Recherchez par référence ou tiers.
8. Ajoutez un justificatif si nécessaire, puis enregistrez.

Dépenses liées depuis une facture ou un achat

1. Ouvrez le détail d’une facture de vente ou d’un achat.
2. Dans le bloc Dépenses liées, consultez le total réalisé (effectuées), le total engagé (validées) et l’impact analytique (marge nette ou coût complet).
3. Cliquez sur Ajouter une dépense : le document est déjà sélectionné et verrouillé.
4. Utilisez Dissocier si le rattachement n’est plus pertinent : la dépense reste enregistrée.

Chaque liste déroulante (type, caisse, agence, initiateur, validateur, agent collecteur) a sa propre autorisation du module Dépenses : sans elle, le champ est masqué et la liste n’est pas chargée. Aucun module de comptabilité n’est requis pour saisir une dépense.

Le lien est purement analytique : il ne modifie ni le stock, ni l’écriture comptable de la vente/achat. Seules les dépenses « Effectuée » entrent dans la marge/coût réalisé ; les « Validée » apparaissent comme coûts engagés.

Les filtres Date début et Date fin utilisent la date réelle ; le filtre Date comptable restreint à une journée comptable (permission « Filtrer par date comptable »).

Sous les filtres, un bandeau rappelle les critères réellement appliqués, y compris la date par défaut. Les profils SUPER, PDG, ADMIN, DG et GESTIONNAIRE peuvent choisir plusieurs valeurs (initiateur, agence, caisse, type, statut…) s’ils ont l’autorisation Filtre multi correspondante.

Un caissier voit les dépenses de sa caisse (y compris celles créées par un gestionnaire sur cette caisse), pas seulement celles dont il est l’initiateur.

Statistiques

Si vous avez l’autorisation Voir les statistiques , la carte en tête de liste affiche le montant total filtré, puis le découpage : Exploitation , Achats , Sur ventes , Collectes , Appro. . Seules les natures réellement présentes sont affichées, sur une ou deux lignes.

Vider une caisse (type collecte)

Pour une dépense de type collecte , cochez la case « Vider » devant la caisse : le montant prend la totalité du solde (champ verrouillé). Cette action demande une autorisation spécifique.

Une collecte n’est pas une charge : elle sort l’argent de la caisse pour le verser à la banque. En comptabilité (si la génération auto est active) : débit 521 Banque / crédit 571 Caisse, journal BQ.

Options et champs

• Poste de dépense — catégorie comptable et analytique.
• Justificatif — pièce jointe recommandée.
• Collecte / vider — vide toute la caisse d’un coup (autorisation dédiée).

Règles

• Le montant ne peut pas dépasser le solde affiché de la caisse.
• Certaines dépenses exigent une approbation selon le workflow.
• Les filtres liste utilisent la date comptable.
• Une collecte est un versement à la banque (D 521 / C 571), pas une charge d’exploitation.

Selon la situation

• Dépense refusée — solde insuffisant ou période clôturée.
• Modification impossible — dépense déjà approuvée sans droit « modifier tout état ».

Exemples (scénarios)

Chaque exemple décrit une situation type, l’action utilisateur et le résultat attendu dans l’application (comme un cas de test métier).

Autorisations (profils et rôles)

L’accès à Dépenses dépend des autorisations accordées à votre compte. Elles se configurent dans Sécurité → Rôles ou directement sur un utilisateur ( Sécurité → Utilisateurs ). Sans la permission adéquate, le menu ou le bouton reste invisible ou une erreur « accès refusé » s’affiche.

Autorisations possibles pour ce module :

• Consulter la liste et ouvrir les fiches
• Créer un enregistrement
• Modifier un enregistrement
• Approuver
• Supprimer
• Choisir la caisse
• Vider une caisse (collecte)
• Choisir l’agence
• Choisir l’initiateur
• Choisir le validateur
• Choisir l’agent collecteur
• Choisir le type de dépense
• Choisir la banque
• Modifier la date réelle
• Lier à une facture de vente
• Lier à un achat
• Modifier une dépense quel que soit son état
• Modifier une dépense quel que soit son type
• Supprimer une dépense quel que soit son état
• Supprimer une dépense quel que soit son type
• Exporter en Excel
• Exporter en PDF
• Voir les statistiques
• Filtre : initiateur dépense
• Filtre : agence
• Filtre : date début
• Filtre : date fin
• Filtre : date comptable
• Filtre : caisse
• Filtre : type
• Filtre : statut
• Filtre : validateur
• Filtre : agent collecteur
• Filtre : recherche texte
• Filtre multi : initiateur
• Filtre multi : agence
• Filtre multi : caisse
• Filtre multi : type
• Filtre multi : statut
• Filtre multi : validateur
• Filtre multi : agent collecteur
• Portée lecture : ses documents seulement
• Portée lecture : documents de son agence
• Portée lecture : toute l’entreprise
• Portée création : en son nom seulement
• Portée création : acteurs de son agence
• Portée création : tout acteur / toutes les agences
• Portée modification : ses documents seulement
• Portée modification : documents de son agence
• Portée modification : tous les documents
• Portée suppression : ses documents seulement
• Portée suppression : documents de son agence
• Portée suppression : tous les documents
• Portée création (caisse) : sa caisse affectée seulement
• Portée création (caisse) : caisses de son agence
• Portée création (caisse) : toutes les caisses

L’autorisation Toutes les actions (astérisque) inclut l’ensemble des droits du module. Privilégiez le moindre privilège : accordez uniquement ce dont chaque poste a besoin.