Ventes

Factures clients, encaissement et suivi des ventes.

Créer une facture

1. Ouvrez Ventes dans le menu. pour afficher la liste des factures.
2. Cliquez sur le bouton + (en haut à droite) pour ajouter un élément.
3. Choisissez le client, ajoutez des produits ou services, vérifiez les totaux, puis enregistrez.

• Consulter — ouvrez une ligne pour le détail (lignes, montants, état, historique).
• Modifier / supprimer — selon l’état de la facture et vos droits. Un changement de P.U met à jour le prix des mouvements de stock liés à la ligne.
• Imprimer / exporter — en PDF depuis le détail ou la liste.
• Régénérer la présentation — icône sur la ligne des boutons (factures filtrées) ou dans le menu Actions / le détail (une facture). Applique la configuration actuelle de Paramètres → Facturation.

Agence de vente : par défaut, la facture utilise l’agence du vendeur connecté. L’autorisation Choisir une autre agence (vente) (accordée par défaut aux profils SUPER, PDG, ADMIN, DG et GESTIONNAIRE) permet d’afficher et de choisir une autre agence ; sans elle, les autres agences n’apparaissent pas.

Magasin à la vente : la liste des magasins suit le vendeur de la facture (vendeur choisi ou utilisateur connecté). Un seul magasin autorisé est prérempli ; plusieurs sont proposés dans la liste ; aucun magasin autorisé bloque la création. Configurez les droits dans Sécurité → Utilisateurs → onglet Magasins de vente.

Impression : Imprimer la facture (avec montants) et Imprimer le bon (bon magasin sans montants) sont deux autorisations distinctes. « Imprimer le bon » n’est pas accordé par défaut : un responsable (SUPER / PDG) doit l’activer explicitement dans Sécurité → Rôles. Les entreprises qui l’avaient déjà conservent leur réglage. Le champ magasin dépend de Choisir le magasin.

Lire les statistiques de la liste

Si vous avez l’autorisation Statistiques (Ventes), la carte en tête de liste reprend les factures filtrées. Chaque indicateur a sa propre autorisation (accordée par défaut à SUPER, PDG, ADMIN, DG et GESTIONNAIRE) :

• Nombre de factures — total des factures filtrées.
• Montant facturé — total TTC, puis Encaissé (avances et règlements déjà imputés) et Solde dû (reste à payer).
• Soldées / partielles / impayées — une facture avec acompte n’est plus comptée comme soldée.
• Crédit / comptant — part facturée à crédit vs au comptant, et le solde encore dû sur le crédit.

L’encaissé d’une facture = paiements cash + dépôts client déjà imputés. Un dépôt encore disponible sur la fiche partenaire n’entre pas dans ces totaux. Un indicateur absent de la carte signifie que votre rôle n’a pas l’autorisation correspondante (Sécurité → Rôles).

Filtrer sans contrainte de date

Par défaut, la liste Ventes n’affiche que la journée (date du jour ou journée comptable selon le paramètre entreprise). L’autorisation Filtrer sans contrainte de date par défaut (Ventes) change ce comportement dès qu’un critère non-date est choisi :

• Sans date — État, client, référence, magasin… portent sur tout l’historique, dans votre périmètre seulement (vos factures, votre agence, ou toute l’entreprise).
• Avec une date — la limite de date (début, fin ou date comptable) est appliquée comme d’habitude.
• Aucun critère — sans filtre et sans date, la journée par défaut reste affichée.

Cette autorisation est accordée par défaut à SUPER, PDG, ADMIN, DG et GESTIONNAIRE. Un responsable l’active pour les autres rôles dans Sécurité → Rôles.

Encaisser une facture

Depuis le détail d’une facture, enregistrez un paiement client (mode, montant, date). Le solde restant se met à jour et l’encaissement alimente la caisse concernée.

Consommer un dépôt client

Si le client a un dépôt disponible (acompte ou trop-perçu d’une facture précédente), la facture affiche le champ Montant à utiliser dans les dépôts. Ce montant est prélevé sur le solde client (plus ancien dépôt d’abord) : il ne crée pas de cash neuf en caisse.

• Dépôt partiel — le reste à encaisser s’ajuste automatiquement ; versez-le en caisse.
• Dépôt intégral — si le dépôt couvre le TTC, le montant versé passe à 0 : la facture est soldée sans mouvement de caisse.

Régulariser une facture déjà créée sans consommation de dépôt

1. Ouvrez Ventes dans le menu.
2. Ouvrez la facture concernée (souvent en attente, sans paiement) puis cliquez sur Encaisser.
3. Dans la fenêtre, saisissez le Montant à utiliser dans les dépôts (en général le reste à payer si le dépôt suffit).
4. Laissez le montant versé à 0 si tout est couvert par le dépôt, puis enregistrez.

Ne régularisez que les factures pour lesquelles le dépôt devait vraiment être consommé : une vente à crédit sans dépôt se distingue par un client sans solde disponible. Un encaissement « cash » sur ces factures ajouterait à tort de l’argent en caisse.

Lors de la création, un acompte ou un paiement intégral ne déclenche pas automatiquement l’impression d’un reçu. Pour une facture partiellement payée, la modale de confirmation propose le bouton Imprimer le reçu. Les reçus des paiements de facture restent ensuite disponibles depuis la liste Encaissements. Un versement complémentaire peut être imprimé immédiatement après son enregistrement.

Dates réelle et comptable

Chaque facture possède une date réelle (instant métier de l’opération, avec l’heure) et une date comptable (journée comptable, sans heure). Si vous ne saisissez pas de date, c’est l’instant présent qui est retenu.

À l’impression, selon les paramètres Facturation : si les deux dates sont affichées, date comptable puis date réelle en dessous (alignées à droite) ; une seule date reste sur la même ligne que le libellé. Un libellé vide n’affiche que les valeurs.

La date comptable est calculée automatiquement selon l’heure de clôture définie dans Paramètres → Fiscal (voir aussi Journées comptables). Exemple : clôture à 16h — une opération à 16h30 bascule sur la journée comptable du lendemain, alors que la date réelle reste celle indiquée.

Sans filtre date saisi, la liste affiche par défaut la journée comptable courante (paramétrable dans Journées comptables). Les filtres Date début et Date fin (permission dédiée) s’appliquent sur la date réelle et remplacent ce comportement. Le filtre Date comptable cible une journée comptable précise (permission dédiée).

Filtres de dates : si vous ne renseignez que la date de début ou que la date de fin, la liste affiche les opérations de ce jour précis. Renseignez les deux dates pour filtrer sur un intervalle.

Sous les filtres, un bandeau rappelle les critères réellement appliqués, y compris la date par défaut (journée comptable ou jour en cours). Les profils SUPER, PDG, ADMIN, DG et GESTIONNAIRE peuvent choisir plusieurs valeurs sur les filtres liste (état, agence, client…) s’ils ont l’autorisation Filtre multi correspondante ; sans ce droit, un seul choix est retenu.

L’export Excel ou PDF charge l’ensemble des lignes correspondant aux filtres : le bouton affiche un indicateur de chargement le temps du téléchargement.

Clients

Les clients sont enregistrés (nom, code, téléphone, e-mail) et réutilisés sur chaque facture. Ils se gèrent dans Mon entreprise → Partenaires .

Le suivi des caisses (solde, approvisionnement, clôtures) se trouve dans le module Finances.

Options et champs

• Filtres avancés — client, agence, magasin, état, type de document, dates comptables, vendeur, caissier…
• Actions — valider, imprimer, encaisser, changer d’état, exporter, régénérer la présentation.
• Création rapide — client, produit ou apporteur depuis la facture si autorisé.
• Dépôts client — montant à utiliser dans les dépôts ; le versé se calcule sur le reste TTC.
• Statistiques — carte d’ensemble ; chaque indicateur (nombre, facturé, encaissé, solde dû, soldées, partielles, impayées, crédit, comptant, solde crédit) a sa propre autorisation.
• Filtrer sans contrainte de date par défaut — un critère (état, client…) sans date affiche tout l’historique du périmètre ; une date saisie reste appliquée.

Alternatives et variantes

• Depuis l’accueil, le raccourci Nouvelle Facture ouvre cet écran puis la fenêtre de facturation.

Règles

• Le déstockage suit Paramètres → Déclencheurs (onglet Ventes : à la création ou selon les états).
• Vendre sous le prix minimum ou modifier le prix nécessite des autorisations dédiées.
• Modifier le P.U d’une ligne de facture met à jour le prix des mouvements de stock liés (même colonne prix).
• Une facture remboursée génère les mouvements inverses selon les règles métier.
• « Imprimer le bon » est désactivé par défaut ; SUPER / PDG l’accordent explicitement (Sécurité → Rôles).
• Une avance (montant versé) peut rester à 0 : modifier la facture ne la remplace pas par le total.
• Un dépôt utilisé à 100 % solde la facture sans encaissement cash (mouvement de type solde client).
• Sans date, la liste est bornée à la journée ; l’autorisation « Filtrer sans contrainte de date par défaut » lève cette borne dès qu’un autre critère est choisi (le périmètre own / agence / all reste appliqué).

Selon la situation

• Impossible d’encaisser — droit « Encaissement facture » ou caisse non ouverte.
• Filtre date comptable absent — demandez l’autorisation filtre date comptable à l’administrateur.
• Imprimer le bon indisponible — demandez l’autorisation « Imprimer le bon » à la direction.
• Régénérer la présentation indisponible — demandez l’autorisation dédiée (vendeur, agence ou entreprise).
• Facture en attente alors que le dépôt suffisait — régularisez via Encaisser en saisissant le montant de dépôt (ne pas encaisser en cash).
• Filtre état limité au jour — sans l’autorisation « Filtrer sans contrainte de date par défaut », la liste reste bornée à la journée. Demandez-la à la direction.

Exemples (scénarios)

Chaque exemple décrit une situation type, l’action utilisateur et le résultat attendu dans l’application (comme un cas de test métier).

Autorisations (profils et rôles)

L’accès à Ventes dépend des autorisations accordées à votre compte. Elles se configurent dans Sécurité → Rôles ou directement sur un utilisateur ( Sécurité → Utilisateurs ). Sans la permission adéquate, le menu ou le bouton reste invisible ou une erreur « accès refusé » s’affiche.

Autorisations possibles pour ce module :

• Consulter la liste et ouvrir les fiches
• Créer un enregistrement
• Modifier un enregistrement
• Supprimer
• Valider
• Imprimer la facture
• Imprimer le bon
• Imprimer le reçu d’encaissement depuis une facture
• Exporter en Excel
• Exporter en PDF
• Voir les statistiques
• Voir le détail Nombre de factures
• Voir le détail Montant facturé
• Voir le détail Encaissé
• Voir le détail Solde dû
• Voir le détail Soldées
• Voir le détail Partielles
• Voir le détail Impayées
• Voir le détail Crédit
• Voir le détail Comptant
• Voir le détail Solde crédit
• Enregistrer un encaissement sur facture
• Charger les unités convertibles (saisie)
• Sélectionner une caisse
• Charger par agence
• Choisir le vendeur
• Choisir l’apporteur
• Choisir le type de document
• Choisir le client
• Choisir le magasin
• Choisir le produit
• Vendre sous le prix minimum
• Choisir une autre agence (vente)
• Modifier le prix à la vente
• Créer un client depuis la facture
• Créer un apporteur depuis la facture
• Créer un produit depuis la facture
• Filtre : référence
• Filtre : agence
• Filtre : magasin
• Filtre : client
• Filtre : créateur
• Filtre : état
• Filtre : type de document
• Filtre : date début
• Filtre : date fin
• Filtre : date comptable
• Filtrer sans contrainte de date par défaut
• Filtre : produit
• Filtre : quantité minimale
• Filtre : montant minimal
• Filtre : caissier
• Filtre : vendeur
• Filtre : apporteur
• Filtre multi : état
• Filtre multi : agence
• Filtre multi : magasin
• Filtre multi : client
• Filtre multi : créateur
• Filtre multi : type de document
• Filtre multi : produit
• Filtre multi : caissier
• Filtre multi : vendeur
• Filtre multi : apporteur
• Régénérer la présentation — ses factures (vendeur)
• Régénérer la présentation — factures de son agence
• Régénérer la présentation — toutes les factures de l’entreprise
• Portée lecture : ses documents seulement
• Portée lecture : documents de son agence
• Portée lecture : toute l’entreprise
• Portée création : en son nom seulement
• Portée création : acteurs de son agence
• Portée création : tout acteur / toutes les agences
• Portée modification : ses documents seulement
• Portée modification : documents de son agence
• Portée modification : tous les documents
• Portée suppression : ses documents seulement
• Portée suppression : documents de son agence
• Portée suppression : tous les documents

L’autorisation Toutes les actions (astérisque) inclut l’ensemble des droits du module. Privilégiez le moindre privilège : accordez uniquement ce dont chaque poste a besoin.