Personnels

Fiches collaborateurs (identité, organisation, e-mail) et, à la création seulement, possibilité optionnelle d’ouvrir un compte de connexion via un onglet dédié.

Vue d’ensemble

Une fiche Personnel identifie un collaborateur pour la RH, les congés, les prêts et la paie. L’ e-mail est obligatoire sur la fiche. À la création , si vous avez le droit de créer des utilisateurs, un onglet Compte d’accès permet d’ouvrir optionnellement un compte de connexion sans passer par Sécurité → Utilisateurs.

Créer un collaborateur

Ouvrez Gestion RH → Personnels dans le menu.
Cliquez sur le bouton + (en haut à droite) pour ajouter un élément.
Dans l’onglet Informations, renseignez l’identité (nom, prénom), le sexe, le statut matrimonial, l’e-mail (obligatoire), le téléphone et les dates utiles.
Choisissez l’agence, la direction et la fonction (obligatoires si les listes vous sont proposées).
Si l’onglet Compte d’accès est disponible : activez l’interrupteur Créer un compte d’accès seulement si le collaborateur doit se connecter ; l’e-mail y est repris en lecture seule.
Enregistrez : la fiche est toujours créée ; le compte utilisateur n’est créé que si vous avez activé l’interrupteur.

Compte de connexion à la création

L’onglet Compte d’accès n’apparaît qu’à la création, et seulement si vous avez l’autorisation de créer des utilisateurs.
Il reste désactivé tant que les informations obligatoires de la fiche (dont l’e-mail) ne sont pas correctement remplies.
Créer un compte d’accès — interrupteur désactivé par défaut ; la création du compte n’est jamais obligatoire.
E-mail — repris automatiquement de la fiche, affiché en lecture seule comme identifiant de connexion.
Mot de passe — optionnel ; s’il est saisi, il sert pour la première connexion ; sinon un mot de passe temporaire peut être appliqué avec première connexion forcée.
Rôle — visible seulement si vous avez l’autorisation Choisir le rôle ; sinon un rôle par défaut peut être appliqué.

Alternatives et variantes

Fiche seule — créez le collaborateur sans activer le compte ; gérez l’accès plus tard dans Sécurité → Utilisateurs.
Fiche + compte — activez Créer un compte d’accès, choisissez éventuellement le rôle et le mot de passe, puis enregistrez.
Compte déjà existant — ne créez pas un second e-mail ; rattachez ou corrigez via Utilisateurs.

Options et champs

Identité — nom (obligatoire), prénom, matricule (généré si vide), dates de naissance / embauche.
Contact — e-mail obligatoire et unique ; téléphone optionnel.
Organisation — agence, direction, fonction ; cases chef de direction / chef d’agence si proposées.
Stock de congés — jours initiaux repris pour le solde de congés de l’année.
Rechercher / Filtrer — par nom, matricule, agence, direction, fonction selon vos droits.
Exporter — Excel ou PDF selon les autorisations.
Consulter congés et prêts depuis la fiche ou les menus dédiés.

Règles

Nom, sexe, statut matrimonial, e-mail, agence, direction et fonction sont requis pour enregistrer la fiche.
Le compte utilisateur n’est créé que si l’interrupteur est activé à la création.
Le contrat de travail et les bulletins se gèrent dans le module Paie, pas dans Personnels.
Les droits du collaborateur connecté viennent de ses rôles et autorisations (Sécurité), pas de la fiche RH seule.
Modifier un personnel existant ne propose pas la création de compte : passez par Utilisateurs.

Selon la situation

Nouveau salarié avec accès app — fiche complète + onglet Compte d’accès activé (+ rôle / mot de passe) ; communiquez-lui ses identifiants, puis créez le contrat en Paie.
Nouveau salarié sans besoin de connexion — créez la fiche avec un e-mail unique, sans activer le compte.
Salarié sans bulletin — vérifiez un contrat actif et une période de paie ouverte.
Changement d’agence — modifiez la fiche ; les filtres paie / rapports pourront suivre la nouvelle agence.
E-mail déjà pris — erreur à l’enregistrement ; utilisez une autre adresse ou le compte existant.
Onglet Compte grisé — complétez d’abord les champs obligatoires de l’onglet Informations, ou vérifiez votre droit de créer des utilisateurs.

Voir aussi

Fonctions — intitulés de poste
Utilisateurs — comptes, rôles, activation
Connexion & profil — se connecter avec le compte créé
Contrats de travail — rémunération et bulletins
Congés — absences
Prêts — avances au personnel

Anomalies / limites (version courante)

Rôle par défaut non affiché — sans champ Rôle (droit manquant ou non choisi), un rôle générique peut être assigné sans message explicite.
Pas de gestion complète du compte dans Personnels après création — activation, rôles fins et autorisations se font dans Sécurité → Utilisateurs.

Ces anomalies seront corrigées dans la prochaine version.

Exemples (scénarios)

Chaque exemple décrit une situation type, l’action utilisateur et le résultat attendu dans l’application (comme un cas de test métier).

Collaborateur avec accès à l’application

Contexte: Nouveau vendeur ; besoin de se connecter ; vous avez le droit de créer un utilisateur et de choisir un rôle.
Action: Gestion RH → Personnels → + → onglet Informations (identité, e-mail, agence, direction, fonction) → onglet Compte d’accès → activer Créer un compte d’accès → rôle / mot de passe → Enregistrer.
Résultat attendu: Fiche créée ; compte utilisateur lié avec l’e-mail de la fiche (readonly) et le rôle choisi ; le collaborateur peut se connecter.

Fiche seule sans compte

Contexte: Création d’un personnel qui n’a pas besoin de se connecter.
Action: Gestion RH → Personnels → + → renseigner la fiche avec e-mail → laisser l’interrupteur Créer un compte d’accès désactivé → Enregistrer.
Résultat attendu: Fiche créée sans compte utilisateur ; l’accès pourra être ouvert plus tard via Sécurité → Utilisateurs.

Onglet Compte désactivé

Contexte: Formulaire de création ouvert, e-mail ou organisation incomplets.
Action: Tentative d’ouvrir l’onglet Compte d’accès.
Résultat attendu: Onglet grisé jusqu’à ce que les champs obligatoires de l’onglet Informations soient valides.

Autorisations (profils et rôles)

L’accès à Personnels dépend des autorisations accordées à votre compte. Elles se configurent dans Sécurité → Rôles ou directement sur un utilisateur ( Sécurité → Utilisateurs ). Sans la permission adéquate, le menu ou le bouton reste invisible ou une erreur « accès refusé » s’affiche.

Autorisations possibles pour ce module :

Consulter la liste et ouvrir les fiches
Créer un enregistrement
Modifier un enregistrement
Supprimer
Voir les prêts du personnel
Voir les congés du personnel
Exporter en Excel
Exporter en PDF
Choisir l’agence
Choisir la direction
Choisir la fonction
Choisir le rôle
Filtre : recherche texte
Filtre : direction
Filtre : agence
Filtre : fonction
Filtre multi : direction
Filtre multi : agence
Filtre multi : fonction

L’autorisation Toutes les actions (astérisque) inclut l’ensemble des droits du module. Privilégiez le moindre privilège : accordez uniquement ce dont chaque poste a besoin.